Mit wachsender Menge an Informationen die in einem Atlassian Confluence gepflegt werden, gewinnt auch das Thema Organisation, Strukturierung und Wiederauffindbarkeit von Informationen zunehmend an Bedeutung. Metadaten stellen eine Möglichkeit dar, dieser Herausforderung zu begegnen. Dazu möchte ich im Folgenden die Optionen des Umgangs mit Metadaten in Confluence kurz aufzeigen, um diese von einander abzugrenzen. Ziel dieses Artikels ist es, eine Empfehlung zur Verwendung von Metadaten hinsichtlich der Faktoren Funktionsumfang und Updatefähigkeit von Confluence 4 auf CF 5 auszusprechen.
Verwendung von Metadaten
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Durch die Verwendung von Metadaten können in Confluence Inhalte zusätzlich zur Bereichs- und Seitenstruktur und den Stichwörtern organisiert werden. Die Metadaten werden dabei durch ein Macro an einer Wiki-Seite hinterlegt, wodurch diese (z.B. durch andere Macros) zur weiteren Verwendung zur Verfügung stehen. Somit können Informationen nach individuellen Kriterien aufbereitet und übersichtlich etwa in Form einer Tabelle dargestellt werden. Die folgenden zwei Abbildungen zeigen wie Metadaten in Confluence prinzipiell gepflegt und ausgegeben werden. (diese entspricht auch der Confluence Standardfunktionalität) |
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Lösungsansätze für Metadaten in Confluence
Metadaten im Confluence Standard (metadata und page properties)
Zum einen liefert Confluence selbst im Standard eine Metadatenfunktionalität. Bis einschließlich Confluence 4.x heißt diese Funktion auch Metadata. Zum Anlegen der Metadaten wird das Macro {details} verwendet, während durch das Macro {detailssummary} diese ausgegeben werden können. Ab Confluence 5.x heißen entsprechende Macros nun Page Properties und Page Properties Report und sind über diese Begriffe im Macrobrowser zu finden. Prinzipiell ist deren Funktionalität gleich geblieben. Dennoch gibt es einige Veränderungen.
- neuer Namen im Macrobrowser: Page Properties und Page Properties Report
- Page Properties Report: neues Design der Ausgabetabelle
- Page Properties Report: folgende zwei neue Parameter
- restricted to space um die Zielwerte auf einen Bereich in Confluence zu beschränken
- columns to show um die dargestellten Spalten an Metadaten auszuwählen und deren Reihenfolge zu bestimmen
Eine Update der Metadatenfunktionalität von Confluence 4 auf Confluence 5 Page Properties ist demnach aus meiner Sicht bedenkenlos möglich, da hier Confluence Standardfunktionalität verwendet wird.
Metadata PlugIn 2
Zusätzlich zur Confluence Standardfunktionalität gibt es im Atlassian Marketplace das aus historischen Gründen (unausgereifte Metadatenfunktionalität im Confluence Standard) oft verwendete Metadata PlugIn 2, das weiterhin seine Daseinsberechtigung durch eine deutlich umfangreichere Funktionalität hat. Grundlegend werden in diesem Metadaten (ähnlich wie im Confluence standard) in Tabellenform durch das Macro {metadata-list} angelegt und durch das Macro {metadata-report} ausgegeben. Eine ausführliche Beschreibung der Funktionen findet sich in der englischen Dokumentation des PlugIns. Das Metadata PlugIn 2 wird inzwischen durch die Firma Comalatech supportet, die bereits einen Confluence 5.1.5-Support bereitgestellt hat.
Nach Aussage von Comalatech wird das PlugIn weiterhin kostenlos verfügbar sein und mit neuen Versionen von Confluence kompatibel gehalten werden.
Abgrenzung des Metadata PlugIn 2 zu Metadaten im Confluence Standard
- Das Metadata PlugIn 2 ist deutlich umfangreicher und flexibler in der Auswertung
- Darstellung der Tabelle modularer
- Berechnung von Werten, Datum als Format verwendbar
- Metadaten und Reports für Bereiche, User, Blogposts und Attachments
- Suche nach Metadaten aus dem Metadata PlugIn 2 in der Confluence Suche (z.B.: “Farbe:grün”)
- Das Metdata Plugin ist aber noch nicht komplett auf den neuen Editor umgestellt. Die Tabelle im Macro {metadata-list} kann nur durch WikiMarkup erzeugt werden (wie im folgenden Screenshot dargestellt). Dies kann u.U. die Usability für einige Benutzer stören.
![Confluence Metadata list]( "Confluence Metadata list")
Die Kombination von Confluence-Standard-Metadaten und dem Metadata PlugIn 2 ist nicht möglich. So kann das {metadata-report} Macro bspw. nicht auf die Metadaten des {details} Macros zugreifen um diese mit einzubeziehen. Man sollte sich daher für eine Variante von beiden entscheiden.
Fazit (tl;dr)
Generell sollte man in Confluence soweit möglich bei den Standardfunktionalitäten bleiben. Dies gilt auch für die Verwendung von Metadaten. So ist auch für alle im Standard gepflegten Metadaten die Updatefähigkeit durch Atlassian trotz der Umstellung von Confluence 4 auf 5 gewährleistet. Reichen die Standardfunktionen nicht aus, stellt das Metadata PlugIn 2 eine sinnvolle Erweiterung dar.
Die Migration von Metadaten erfolgt von Confluence Standard zu Standard und PlugIn zu PlugIn. Eine Querschnittsmigration bspw. von Metadaten des PlugIn auf Page Properties ist standardmäßig nicht möglich. Wer also bisher das Metadata PlugIn 2 für seine Metadaten verwendet hat, muss dieses für seine bisherigen Inhalte die migriert werden sollen weiterverwenden.