Mitte letzten Jahres stellte ich Ihnen in “Wissensmanagement mit Confluence Questions” bereits das Confluence Questions PlugIn von Atlassian vor und erörterte, wie Sie die alltäglichen Fragen Ihrer Kollegen zum Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen nutzen können. Vor wenigen Tagen wurde nun Confluence Questions 2 mit einem Feature veröffentlicht, auf dass viele Nutzer bereits sehnsüchtig gewartet haben.
Fragen in “kleiner Runde” stellen
Eine Hürde für den Einsatz von Confluence Questions war gelegentlich, dass alle Fragen und Antworten immer für alle Nutzer sichtbar waren und es keine Möglichkeit gab, Fragen auch einmal in einer kleinen Runde zu diskutieren. Gerade wenn Sie themen- oder projektspezifische Spaces nur für bestimmte Nutzergruppen haben, war die Verwendung von Questions zur Beantwortung von Fragen speziell zu diesen Themen bisher eher ungeeignet, denn jeder Nutzer Ihres Confluence hätte alle Fragen lesen und mit beantworten können.
Mit Questions 2.0 können Sie Fragen nun auf Spaces beschränken und damit auch in nicht-öffentlichen Confluence-Bereichen die Vorteile von Questions zum Wissensaustausch nutzen.
Dazu bietet Confluence nun eine spezielle Übersichtsseite für Fragen innerhalb eines Spaces. Sie erreichen diese Seite auch ganz leicht über den neuen Space-Link in der linken Seitenleisten. Fragen, die Sie oder Ihre Kollegen nun an dieser Stelle stellen, sind nur für die Nutzer sichtbar, die auch Zugriff auf diesen Space haben. Somit können Sie sich nun innerhalb des Projektteams oder einer Themengruppe für die sie einen Confluence Space erstellt haben austauschen, ohne die Frage gleich zur öffentlichen Diskussion zu stellen.
“Also erst mühselig Silos aufbrechen und Social Business Lösungen einführen, um sich dann doch wieder abzuschotten?”
Jain. 
Wenn Sie sich diese Frage stellen, dann bin ich besonders glücklich, denn Confluence liegt bei Ihnen in genau den richtigen Händen. 
Bei der Lösungskonzeption in Confluence sollten Sie immer nach der Devise so offen und einfach wie möglich, so komplex und eingeschränkt wie nötig vorgehen. Daher sollte auch bei Fragen stets die Devise gelten, diese generell öffentlich zu stellen, um möglichst viele Meinung einzubeziehen und die Antwort auch allen zur Verfügung zu stellen. Nun hat sich jedoch auch in meinen Confluence-Projekten gezeigt, dass es Themen gibt, die nicht unbedingt durch alle Nutzer diskutiert werden sollten und nur ein bestimmtes Projektteam betreffen.
Ein Beispiel für den sinnvollen Einsatz innerhalb eines Spaces
Haben Sie beispielsweise für die Abstimmung zum Jahresabschluss 2014 einen Space erstellt, dann sind viele Fragen in diesem Zusammenhang sicher nicht relevant für die gesamte Belegschaft, daher ist der Space vermutlich auch nur für eine gewisse Personengruppe sichtbar. Hat sich Ihr Confluence für den Wissensaustausch etabliert, sollten wichtige Fragen jedoch auch nicht außen vor bleiben. Ihr Space ist schließlich der zentrale Ort für die themenbasierte Zusammenarbeit. Das neue Feature bietet Ihnen nun also die Möglichkeit diese Fragen auch in Ihrem Space zu diskutieren. Ähnliches gilt bei der Zusammenarbeit mit externen Partnern in Ihrem Confluence. Kundenspezifische Fragen sollten nur innerhalb des Projektteams sichtbar sein.
Ein paar Dinge, die sie noch beachten sollten
- Erhalten weitere Nutzer Zugriff auf den Space, so können sie auch alle zurückliegenden Space-spezifische Fragen lesen.
- Wird einem Nutzer die Berechtigung auf einen Space entzogen, so sieht er auch keine der Fragen mehr, selbst wenn diese von Ihm selbst stammt.
- Mit der “Space beobachten” Funktion erhalten Sie nun auch Benachrichtigungen über neue Fragen und Antworten in Ihrem Space.
- Fragen können auch nachträglich noch auf einen Space beschränkt oder wieder öffentlich gemacht werden.
Zu letzterem können Sie beim Bearbeiten der Frage einen Space auswählen oder das Feld einfach leer lassen. Auf diese Weise können Sie übrigens auch Fragen wie gewohnt in der Gesamtansicht der Fragen stellen und einen Bereich auswählen, um die Frage auf diesen bereits bei der Erstellung in dieser globalen Ansicht zu beschränken.
Fazit
Ich bin seit dem ersten Release von Confluence Questions überzeugt und das Release 2.0 hat mit der Einführung Space-spezifischer Fragen einen Anwendungsfall erfüllt, der viele Unternehmen noch zögern ließ das PlugIn einzusetzen. Nichtsdestotrotz sollte man den Einsatz von Confluence Questions wohl überlegt konzipieren, gerade weil das neuen Feature auch Fragen aufwirft. So müssen bei der Konzeption des Bereichslebenszyklus bspw. nun auch Antworten darauf geliefert werden, was mit Space-spezifischen Fragen nach der Archivierung des Bereichs geschieht. Beachtet werden sollte auch, dass Erweiterung und Einschränkung des Berechtigungskreises eines Bereichs genauso auf die Sichtbarkeit der Fragen und Antworten wirken. Zum Glück sind das alles keine Show-Stopper, wenn man diese bereits bei der Konzeption beachtet.
Sind Sie noch unsicher, ob Questions eine gute Lösung für Ihren Anwendungsfall ist, dann helfen wir Ihnen gern bei der Bewertung oder der Einführung in Ihr Unternehmen. Gern können Sie sich Confluence Questions 2 auf unserer Confluence Demo auch selbst einmal ansehen.